Im Rahmen von Lohnabgabenprüfungen stehen Fahrtenbücher oft im Blickpunkt der Prüfer und führen – wenn sie nicht ordnungsgemäß geführt werden – oft zu Abgabennachforderungen. Das Fahrtenbuch dokumentiert, welche Fahrten mit welchem Kraftfahrzeug für welchen Anlass zurückgelegt werden. Wenn die betrieblichen Fahrten nicht nachvollziehbar und einwandfrei dokumentiert und nachgewiesen werden, kann dies zu einer nachträglichen Steuer- und Sozialversicherungsbelastung führen.
Das Fahrtenbuch muss mindestens folgende Inhalte enthalten: Kennzeichen des Kfz, Datum der Reise, Abfahrt- und Ankunftszeit, Ausgangs- und Zielpunkt, Zweck der beruflichen Fahrt, Anfangs- und Endkilometer sowie die Unterschrift des Reisenden. An die Führung des Fahrtenbuchs werden strenge Maßstäbe gesetzt.
Die wichtigsten Anwendungsfälle für das Fahrtenbuch ergeben sich im Zusammenhang mit dem (halben oder Mini) Sachbezug bei privater Nutzung eines Firmen Kfz, steuerfreien KM Geldern und bei der Berechnung von Privatanteilen. Neben dem Fahrtenbuch können auch andere Beweismittel (z.B. Reisekostenabrechnungen, Reiseberichte) als Nachweis in Betracht kommen, wobei hier ein strenger Maßstab angelegt wird.
Grundsätzlich können Fahrtenbücher in Papierform oder elektronisch durch Smartphone Apps oder elektronische Fahrtenbücher die fest im Auto verbaut sind geführt werden. Problematisch sind Aufzeichnungen in Excel, da technisch nicht ausgeschlossen werden kann, dass die eingetragenen Daten nachträglich geändert oder ergänzt werden.
Mag. Gerhard Fend
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