Überprüfung der UID-Nummer

Damit eine Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt, müssen bestimmte Rechnungsmerkmale enthalten sein. Dazu gehört auch die Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (UID Nummer) des Leistungserbringers. Die auf der Eingangsrechnung ausgewiesene UID Nummer des Lieferanten muss vom Empfänger der Rechnung überprüft werden, da im Falle einer ungültigen UID Nummer der Vorsteuerabzug verloren geht. Weder das Gesetz noch die Finanzverwaltung treffen klare Aussagen darüber, wie oft die UID Nummer überprüft werden muss. Bei laufenden Geschäftskontakten sollte aber in regelmäßigen Abständen eine nachweisliche Kontrolle erfolgen. Bei neuen Geschäftskontakten empfiehlt sich die Überprüfung mit Eingang der ersten Rechnung.

Die Überprüfung der UID Nummer kann über das Finanz Online Portal des Bundesministerium für Finanzen (https://finanzonline.bmf.gv.at/fon) erfolgen. Die Überprüfung ist in 2 Stufen möglich. In der Stufe 1 (vereinfachtes Verfahren) wird nur die Gültigkeit einer UID Nummer bestätigt, in der Stufe 2 (qualifiziertes Verfahren) wird die Gültigkeit der UID Nummer für einen bestimmten Namen und eine bestimmte Adresse bestätigt. Die Anfrage nach Stufe 2 ist dann angebracht, wenn erstmals Geschäftsbeziehungen aufgenommen werden bzw. für die regelmäßigen Überprüfungen der bestehenden Geschäftsbeziehungen. Die Bestätigung sollte für Dokumentationszwecke aufbewahrt werden.

Wurde die UID Nummer überprüft, kann sich der Anfragende auf deren Gültigkeit verlassen (Vertrauensschutz).